Заводить триста сотрудников по одному — это несколько дней работы. Импорт делает то же самое за один файл: список из Excel и архив с фотографиями загружаются целиком. Подготовка данных занимает больше времени, чем сама загрузка, поэтому для крупной организации это самый быстрый путь.
Что понадобится
- Созданные отделы — фотографии загружаются по одному отделу за раз.
- Файл со списком сотрудников в формате xls или xlsx.
- Архив с фотографиями, названными фамилией и именем сотрудника.
Импорт из Excel
Шаг 1. Перейдите в раздел «Управление» → «Сотрудники» и нажмите кнопку «Импорт».
Шаг 2. Выберите «Импорт Excel».
Шаг 3. В открывшемся окне выгрузите шаблон и внесите в него данные сотрудников.
Шаг 4. Импортируйте заполненный файл в формате xls или xlsx.
В том же окне доступна инструкция с требованиями к файлу и примером его содержимого.
Импорт из ZIP-архива
Шаг 1. Нажмите «Импорт» и выберите «Импорт ZIP».
Шаг 2. Загрузите архив с фотографиями сотрудников отдела.
Для каждой фотографии, названной фамилией и именем, будет создан сотрудник с этими данными. Если сотрудник уже существует в системе, его фотография будет обновлена.
Одно из требований к архиву: в одном ZIP-файле должны быть сотрудники одного отдела. Остальные требования к архиву и фотографиям, а также пример содержимого архива приведены в инструкции в интерфейсе.
Как проверить, что получилось
Откройте раздел «Управление» → «Сотрудники»: загруженные сотрудники появятся в списке. Проверьте выборочно несколько карточек — отдел и фотография должны быть на месте. Список сотрудников можно выгрузить в Excel для сверки.
Частые вопросы
Что будет, если сотрудник уже есть в системе?
При импорте ZIP-архива его фотография будет обновлена, новый сотрудник не создастся.
Можно ли загрузить в одном архиве сотрудников разных отделов?
Нет. В одном ZIP-файле должны быть сотрудники одного отдела.
Где посмотреть требования к файлу?
В том же окне импорта — там приведены требования и пример содержимого. Требования к самим фотографиям собраны в статье «Требования к фото сотрудника».